Création et mise en place des triggers

Le logiciel d’emailing professionnel Cookinmail rend possible la création et la mise en place de différents « Triggers » (déclencheurs d’envois) en fonction de vos besoins spécifiques d’envoi en emailing. Ne vous inquiétez pas, même si ce mot « Trigger » ne vous évoque peut être pas grand chose, vous allez vite comprendre de quoi il s’agit ! Avant tout, nous pouvons identifier 2 sortes de triggers dont l’un très simple d’utilisation, et l’autre qui demande un plus grand nombre de pré requis.

Capt trigg simpleLe premier trigger (simple) est visible lors de l’envoi d’une campagne de mailing, lors de la  3ème et dernière étape de création du mail (« Schedule and Send »), au moment où il vous est proposé de planifier, en temps et en heure, l’envoi de votre campagne. Exemple : Je veux que ma campagne de mailing soit envoyée le Jeudi 13 Juin à 18h00, Zone Europe – Paris (GMT +02:00). Comme vous pouvez le remarquer, il n’y a pas réellement besoin de détailler la configuration de ce premier trigger du fait de sa simplicité d’utilisation.

Le second type de trigger est quant à lui personnifiable en fonction des besoins spécifiques liés à votre activité. Dans cet article, nous allons partir du principe que nous sommes une agence de voyage et que nous voulons mettre en place un premier trigger permettant d’envoyer automatiquement un mail 5 jours avant le début du voyage de nos clients (afin de leur rappeler les informations utiles liées à leur vol et séjour, d’insérer le site internet de l’office de tourisme de la région …). Mais comme nous sommes également une agence de voyage qui se préoccupe de la qualité du service que nous offrons à nos clients, nous voulons également mettre en place un second trigger permettant d’automatiser l’envoi d’un second mail 2 jours après la fin du séjour, afin de récolter les avis de nos clients sur leur séjour.

 

Configuration du second type de trigger.

Rappel de l’objectif : Création d’un premier trigger permettant l’envoi d’un mail 5 jours avant le début du séjour, puis d’un second trigger pour l’envoi d’un autre mail 2 jours après la fin du séjour.

La création de ces 2 triggers va passer par 3 grandes phases. Tout d’abord la préparation de la base, ensuite la création des emails type puis en dernier la création des triggers en eux même.

  • Préparation de la base

1) Création des « Fields » (champs de renseignements)

Vous devez dans un premier temps créer 3 nouveaux fields. Le premier sera le champ « Séjour« , la deuxième « Début séjour » et le dernier « Fin séjour » (confère notre cas d’exemple). La création de ces nouveaux champs permettra de renseigner les informations relatives au séjour du client dans sa fiche individuelle et de permettre au mail de s’adapter automatiquement au lieu du Séjour de la personne, à la date de Début du séjour ainsi qu’à la date de Fin du séjour. Cette action nous permettra de n’avoir à créer que deux mail type, l’adaptation sera automatique selon les informations personnelles du contact qu’il aura renseigné auparavant par le biais d’un formulaire en ligne que vous lui aurez souscrit par exemple.

Remarque. Gardez à l’esprit que votre base de données et sa gestion sont des éléments primordiaux afin de réaliser n’importe quelle action d’emailing avec Cookinmail. Si avant la création du trigger vous n’avez pas prévu une récolte d’informations quant aux séjours de vos clients, le trigger ne servira à rien du simple fait qu’il ira piocher l’information présente dans le champ « Séjour » et n’y trouvera rien.

Create FieldsPour créer un nouveau « Field »(champ), allez dans votre onglet principal « Subscribers » puis cliquez sur « Fields » (bouton vert) tout a droite de votre écran. Créez votre premier champ « Séjour » et choisissez « Select » dans votre liste déroulante juste à côté. Cliquez sur ajouter. Faites de même pour la création des champs « Début séjour » et « Fin séjour » mais cette fois ci choisissez « Date » dans votre liste déroulante.

Rendu crea fields

Vous devez alors obtenir un résultat de ce type

Edit Field - Séjour

Configurez ensuite votre premier champ « Séjour » en fonction des destinations possibles, pour cela cliquez sur « Edit options ».

 

 

 

2) Création et renseignement de votre nouvelle liste.

La prochaine étape consiste à créer et renseigner votre nouvelle liste de clients concernés par ce trigger, dans notre cas nous allons l’appeler « Clients-Séjour ». Créez donc votre nouvelle liste et rendez vous sur votre base de contacts dans l’onglet « Subscribers » afin de l’alimenter en contacts. Une fois que votre liste  »Clients-Séjour » contient tous les contacts voulus, nous pouvons passer à la deuxième phase.

 

  • Création du template de l’email.

Une fois vos champs créés et votre nouvelle liste de contact complète, vous devez créer votre mail type qui sera envoyé à vos clients. Nous avons donc 2 mails types à créer: un premier concernant l’envoi 5 jours avant le début du séjour (informations générales du séjour) et un second concernant l’avis du client par rapport à son séjour, 2 jours après la fin de son séjour. Je vous propose de prendre un des Templates (modèles) déjà présents dans le thème « Holiday » (3èm choix dans votre liste déroulant). Les  captures d’écrans suivantes vont être réalisées avec l’aide du template « 7B » du thème « Holiday ».

Exemple mail type2Créez votre propre mail type à envoyer 5 jours avant le début du voyage en incluant les 3 « Mail merge » qui ne sont autre que les 3 champs crées précédemment (« Séjour »,  »Début séjour » et  »Fin séjour »)  Ces « mail merge » apparaitront comme tel sur votre mail :  {{{sjour}}}. 

Mais une fois que le destinataire ouvrira votre message, cette écriture prendra la forme du nom du séjour du contact (Rome par exemple).

Ecrivez donc votre mail en remplaçant le nom du séjour par le mail merge « Séjour » en cliquant sur la liste déroulante « Mail Merge » disponible juste à droite de l’option « Link » soulignée et en bleue. Faites de même pour les 2 champs restants. Sauvegardez votre mail type (Continuer, Sauvegarder) en lui donnant un nom explicite.

Exemple mail type3

 

Rédigez ensuite votre mail type à envoyer 2 jours après la fin du séjour, toujours en remplaçant le lieu du séjour ainsi que la date de début et de fin de séjour par les Mail Merges. N’oubliez pas d’insérer votre lien de redirection vers le site internet en question via un clic sur une image, un bouton spécial ou autre … Faites marcher votre imagination !

Sauvegardez votre mail type (Continuer, Sauvegarder)

 

 

  • Création des Triggers.

Il ne reste plus qu’à aborder la dernière phrase : la création des triggers.

Conformément à notre cas d’exemple, il nous faut maintenant créer un premier trigger afin de permettre l’envoi d’un premier mail 5 jours avant le début du séjour, puis un second afin de planifier l’envoi d’un autre mail, 2 jours après le fin du séjour.

Premier trigger : 5 jours avant le début du séjour.

Rendez vous dans l’onglet « Create/Send » puis « Triggers ». Créez et renseignez les informations nécessaires :

- Donnez un nom et une description cohérente afin de clairement identifier le trigger.

- Ajouter la liste de contacts concernée par votre trigger

(OPTIONNEL) Appliquez des filtres : dans le cas ou au sein de votre liste de contact vous ne voulez cibler que les adresse « @hotmail.fr » par exemple. Les « Filter » (à ne pas confondre avec les « Fields ») doivent être crées et configurés avant dans l’onglet « Subscribers » puis « Filters ».

- Sélectionnez le template en relation avec votre trigger. Notre premier trigger concerne les informations avant séjour, par conséquent choisissez le premier mail type que vous avez crée et que vous devez avoir intitulé « Instructions avant séjour » ou quelque chose comme cela.

- Renseignez l’adresse mail qui apparaîtra dans le « From » du destinataire ainsi que l’objet du message.

-  Configurez votre trigger pour l’envoi du premier des deux mails 5 jours avant le début du séjour.

Faites de même pour votre second trigger (envoi d’un mail 2 jours après la fin du séjour). Vous obtiendrez un résultat de ce type.

Crea trigger Avis-après-sejourCrea trigger Avant-sejour

 

Maintenant que vos triggers sont crées et fonctionnels, vérifiez que votre adresse mail émettrice soit active et valide (un mail sera envoyé sur l’adresse renseignée avec une demande de validation de votre part). Si les informations liées aux 3 nouveaux champs (« Séjour »,  »Début séjour » et  »Fin séjour ») sont correctes, votre trigger enverra alors un email à vos contacts 5 jours avant le début du séjour ainsi que 2 jours après.

Sachez pour finir, que le trigger va agir comme un détecteur d’informations puis par la suite comme un déclencheur. Dès qu’il verra dans les champs d’informations personnels de vos contacts que dans 5 jours une personne va débuter son séjour, il déclenchera l’envoi du mail type associé vers le(s) contact(s) en question. D’où la nécessité de posséder une base de données client bien renseignée et à jour.

Voir aussi la vidéo Création et mise en place des triggers: